Πρόκειται για τυποποιημένο ενιαίο φυσικό αρχείο που τηρείται από τους Δικαιούχους και τις Διαχειριστικές Αρχές ώστε το σύνολο των ελάχιστων απαιτούμενων για την παρακολούθηση της Πράξης στοιχείων, πρωτογενών ή μη, να ταξινομούνται και αρχειοθετούνται με συγκεκριμένο και εύχρηστο τρόπο, που υπαγορεύεται από το Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου.